Código de Conducta y Prácticas Responsables – TRIDIOM, S.L.
| Responsabilidad Social CorporativaCódigo |
Código P-08.04 |
Edición 02 Fecha 01/04/20 |
Objeto del código
El Código Ético y de Conducta Profesional de TRIDIOM identifica los valores y principios que deben guiar el comportamiento de todos los profesionales en el desarrollo de su actividad.
Ámbito de aplicación
El Código establece los criterios de actuación que deben ser observados en TRIDIOM en el desempeño de sus responsabilidades profesionales.
El objetivo del presente Código es procurar un comportamiento profesional, ético y responsable en TRIDIOM y de todos sus empleados en el desarrollo de sus actividades, como elemento básico de su cultura empresarial en la que se asienta la formación y el desarrollo personal y profesional de sus empleados. A tal efecto, se definen los principios y valores que deben regir las relaciones de TRIDIOM con sus grupos de interés (empleados, clientes, accionistas, socios de negocio, proveedores y aquellas sociedades en las que desarrolla su modelo de negocio).
Para ello, el Código:
- Facilita el conocimiento y la aplicación de la cultura empresarial de TRIDIOM firmemente asentada en el cumplimiento de los derechos humanos y sociales y en la efectiva integración en la empresa de todo el colectivo de empleados, con respeto de su diversidad.
- Establece el principio de debida diligencia para la prevención, detección y erradicación de conductas irregulares, cualquiera que sea su naturaleza, comprendiendo, entre otros, el análisis de los riesgos, la definición de responsabilidades, la formación de los empleados y, en su caso, de terceros relacionados directamente con la empresa, y la formalización de procedimientos, en especial, para la notificación e inmediata eliminación de conductas irregulares.
- Tiene en cuenta el principio de responsabilidad penal de las personas jurídicas, recogido en el ordenamiento jurídico español donde TRIDIOM opera y previene y proscribe la existencia de comportamientos que puedan determinar la responsabilidad la empresa entre sus representantes legales, administradores, directivos empleados o por cualquier otra persona que esté sometida a la autoridad del personal de TRIDIOM.
PRINCIPIOS GENERALES
El Código Ético y de Conducta Profesional obliga a todos los empleados de TRIDIOM, con independencia de su nivel jerárquico y de su ubicación geográfica o funcional. Las Divisiones que forman parte de TRIDIOM y que por tanto estarían sujetas al cumplimiento del presente Código Ético y de Conducta Unificado son las siguientes:
Control de difusión y mantenimiento
En caso de duda sobre el Código de Conducta y Prácticas Responsables, los profesionales deberán acudir al superior jerárquico inmediato. Todos los profesionales tienen la obligación de conocer y entender el contenido de este Código así como los valores sobre los que se sustenta.
Canal de Denuncias
TRIDIOM desea establecer un canal de comunicación específico con la dirección y los órganos de gobierno, que sirva de instrumento para elevar cualquier posible denuncia por irregularidad, incumplimiento o comportamiento contrario a la ética, la legalidad y las normas que se han estipulado en el presente Código de Conducta y Prácticas Responsables. La denuncia se deberá formular a través de correo electrónico en la dirección de email ana@tridiom.com, y siguiendo las instrucciones comunicadas al efecto.
El funcionamiento y los principios que rigen el Canal de Denuncias queda definido más adelante.
Investigación de conductas indebidas
Todos los informes de supuestas violaciones de nuestro Código o de la ley serán analizados de forma inmediata. La Comisión de Auditoría pondrá en marcha un proceso de investigación para analizar las supuestas violaciones al Código garantizando la confidencialidad de los individuos implicados.
Todas las acciones desarrolladas por TRIDIOM se basan en una actitud de respeto, profesionalidad, honestidad e integridad hacia todos los profesionales.
Los principales principios de actuación que deben regir nuestras actuaciones son los siguientes:
Compromiso con los derechos humanos y laborales
TRIDIOM manifiesta su compromiso con los derechos humanos, poniendo especial atención en el cumplimiento de aquellas disposiciones relacionadas con el trabajo infantil y forzoso.
Cumplimiento de la legalidad
Los profesionales de TRIDIOM cumplirán estrictamente la legalidad vigente en el lugar en el que desarrollen su actividad.
Protección del medio ambiente
TRIDIOM desarrolla su actividad desde el respeto al medio ambiente, cumpliendo en todo momento la normativa medioambiental vigente y minimizando el impacto de sus actividades y la generación de residuos, así como el ahorro energético y el consumo de agua en todas sus instalaciones.
La Responsabilidad Social Corporativa, entendida como su compromiso medioambiental en el desarrollo de sus actividades y en beneficio de todos sus grupos de interés, forma parte inseparable de su modelo de negocio.
TRIDIOM se compromete a minimizar el impacto medioambiental a lo largo de todo el desarrollo de su actividad.
Seguridad y salud
TRIDIOM promueve la seguridad y salud en el trabajo, informando y concienciando a los trabajadores para que adopten comportamientos responsables y tomen medidas preventivas necesarias para minimizar los riesgos laborales.
Conciliación de la vida familiar y laboral
TRIDIOM respeta la vida familiar y personal de sus profesionales y promoverá programas de conciliación que faciliten el perfecto equilibrio entre ésta y las responsabilidades laborales de los mismos.
No discriminación
TRIDIOM evita cualquier tipo de discriminación por edad, raza, sexo, ideología, religión, nacionalidad, origen social, orientación sexual, opiniones políticas o cualquier otra condición personal, física o social de sus trabajadores. En particular, TRIDIOM promoverá la igualdad de trato entre hombres y mujeres en lo que se refiere al acceso al empleo, a la formación, a la promoción de profesionales y a las condiciones de trabajo.
Del mismo modo, rechaza cualquier forma de intimidación, violencia, acoso físico, sexual, psicológico, moral u otro abuso de autoridad.
Protección de Datos
TRIDIOM respeta el derecho a la intimidad de sus trabajadores y en especial en lo que se refiere a datos de carácter personal, médicos y económicos.
TRIDIOM se compromete a no divulgar datos de carácter personal de sus empleados a terceros salvo consentimiento explícito de los interesados y salvo caso de obligación legal.
Los profesionales de TRIDIOM que puedan acceder a los datos personales de otros empleados se comprometen a mantener la total confidencialidad de dicha información.
Mantener la confidencialidad de la información con la que trabajamos, incluyendo know-how, propiedad intelectual e industrial y otros activos intangibles propiedad de TRIDIOM o de los terceros con los que ésta se relaciona.
Selección y formación
TRIDIOM mantiene un programa de selección que atiende exclusivamente a los méritos académicos, personales y profesionales de los candidatos y a las necesidades específicas de TRIDIOM.
Dicho programa respeta el principio de igualdad de oportunidades para todos los interesados. Promueve la formación de sus profesionales en función de su papel y responsabilidad.
Los programas de formación propician la igualdad de oportunidades y el desarrollo de una carrera profesional que contribuye a la consecución de los objetivos de TRIDIOM.
Proveedores
Los procesos de selección de proveedores obedecen a criterios de objetividad, imparcialidad y a comportamientos de transparencia, lealtad y colaboración recíproca que evita cualquier conflicto de interés o favoritismo.
Todos los proveedores deben conocer nuestro Código como condición para poder hacer negocios con nosotros. Entre nuestros proveedores se incluye cualquier tercero como: consultores, contratistas, proveedores de servicios, etc.
Si eres responsable de seleccionar a un proveedor deberás basar tu decisión en los méritos, la calidad del servicio, la competitividad y la reputación.
Clientes
Compromiso de TRIDIOM con sus clientes de manera que se buscará siempre su máxima satisfacción con nuestros productos y servicios, fomentando relaciones de beneficio mutuo a largo plazo y sostenibles en el tiempo.
La integridad en el mercado requiere que cada uno de nosotros trate a nuestros clientes con ética, con equidad y en cumplimiento con todas las leyes aplicables. Al tratar con nuestros clientes, en todo momento deberás:
- Ganar tu negocio en base a la superioridad de nuestros servicios, de nuestra atención al cliente y gracias a nuestros precios competitivos.
- Presentar nuestros servicios y productos de forma honesta y directa.
- Evitar las prácticas comerciales desleales o fraudulentas.
- Comunicar nuestros programas de venta con claridad.
- Cumplir con tus promesas.
Controles de comercio internacional
Como Organización global, TRIDIOM transfiere bienes, servicios y tecnologías a través de las fronteras nacionales. Nuestras transacciones comerciales están sujetas a diversos controles y leyes de comercio que regulan la exportación e importación.
Si estás involucrado en la transferencia de bienes o servicios a través de las fronteras nacionales en nombre de nuestra empresa o de nuestros clientes, debes cumplir las leyes y reglamentaciones comerciales, independientemente del lugar en el que te encuentres.
Lucha contra la corrupción y el soborno
En términos generales, “corrupción” se refiere a la obtención de hecho o al intento por obtener un beneficio personal o una ventaja comercial a través de medios indebidos o ilegales.
Por su parte, soborno es prometer u ofrecer, directa o indirectamente, algún tipo de regalo, invitación de entretenimiento, beneficio, ventaja y/o cualquier cosa de valor a algún político, funcionario o empleado de la administración pública así como a personas físicas o jurídicas privadas, para obtener algún tipo de ventaja comercial.
Queda absolutamente prohibido pagar y/o aceptar sobornos así como participar en actos de corrupción de cualquier clase.
El soborno no solo se limita a los pagos en efectivo, sino que también incluye, entre otros:
- Regalos u obsequios.
- Invitación a toda clase de actos de entretenimiento y viajes.
- Préstamos o créditos.
- Toda clase de favores personales.
- Reembolso de actos de entretenimiento y/o gastos de viaje.
- Contribuciones o donaciones a partidos políticos o entidades sin ánimo de lucro
- Cualquier clase de beneficio o ventaja a un miembro de la familia de una persona determinada a fin de influenciarla.
Las actividades corruptas no solo constituyen una violación de este Código, sino que también puede implicar una violación grave de las leyes civiles y penales de los distintos países en que TRIDIOM desarrolla su actividad.
Estas prohibiciones se aplican a todos los lugares donde TRIDIOM desarrolla su actividad, independientemente de lo previsto en las distintas legislaciones locales.
No obstante lo anterior, se considerarán regalos o atenciones permitidos, aquellos que cumplan con los siguientes requisitos:
- Estén permitidos por la legislación aplicable de cada país.
- No sean contrarios a los valores de ética y transparencia adoptados por TRIDIOM.
- Sean entregados o recibidos en virtud de una práctica comercial o uso social de cortesía generalmente aceptado, y consistan en objetos o atenciones que globalmente consideradas tengan un valor simbólico o económicamente irrelevante.
Si tienes conocimiento de cualquier acto de corrupción o soborno, comunícalo e informa de ello.
Competidores
TRIDIOM compite lealmente y cumple con todas las leyes de competencia aplicables en todo el mundo. Los empleados que reúnan, compartan y utilicen información sobre nuestros competidores, deberán hacerlo sólo de manera legal y ética.
Compite siempre con integridad y cumple las leyes antimonopolio y de defensa de la competencia aplicables.
Al tratar con nuestros competidores, nunca deberás celebrar un acuerdo, ya sea formal o informal, de forma escrita o verbal, para fijar precios u otras condiciones de venta, coordinar licitaciones, asignar clientes, territorios de venta o líneas de productos, o ser parte de cualquier otra actividad que viole las leyes aplicables de antimonopolio y de defensa de la competencia.
Las violaciones de las leyes antimonopolio o de defensa de la competencia pueden conllevar severas sanciones legales para nuestra empresa y en acusaciones penales para los individuos involucrados.
Conflicto de interés
En la realización de cualquier actividad, deberás evitar actividades que conduzcan a un conflicto entre tus intereses personales (o de cualquier miembro de tu familia) y los intereses de la empresa.
Los conflictos de intereses pueden surgir cuando tú o un familiar recibe cualquier beneficio personal o económico (o tienen un interés financiero) o trabaja para un proveedor, un cliente, un competidor o una empresa que busca hacer negocios con nosotros.
Si en cualquier momento durante tu relación laboral piensas que puedes tener un conflicto de interés real o potencial, tienes la obligación de informar del conflicto a nuestra empresa de forma inmediata.
Recuerda que tener un conflicto de intereses no necesariamente constituye una violación del Código, pero no comunicarlo sí lo es.
Recursos de la empresa
Tienes la obligación de proteger los recursos de TRIDIOM.
TRIDIOM confía en que utilizas los recursos de la empresa de forma honesta y eficaz.
Los recursos incluyen bienes físicos, tales como las instalaciones, los suministros, los equipos, la maquinaria, los repuestos, la materia prima, los productos terminados, los vehículos y los fondos de la empresa. También incluyen activos intangibles, tales como la información confidencial, la propiedad intelectual y los sistemas de información.
Debes utilizar los recursos de la empresa solo con fines comerciales legítimos y protegerlos contra robo, pérdida, daño o uso indebido. La obligación de proteger los fondos de la empresa es especialmente importante si cuentas con la facultad para gastar o aprobar los gastos así como para administrar los presupuestos.
Fraude
Cometer un fraude es hacer un uso indebido de los recursos de la empresa cuando intencionalmente ocultas, alteras, falsificas u omites información en beneficio propio o en beneficio de otros.
El fraude puede estar motivado por la oportunidad para obtener algo de valor (como el cumplimiento con un objetivo de desempeño o la obtención de un pago) o para evitar consecuencias negativas (como disciplina).
Información confidencial
Debes proteger y no divulgar la información confidencial acerca de TRIDIOM, sus clientes, proveedores o socios comerciales o un tercero, sensible en términos de la competencia y/o de propiedad exclusiva. Debes asumir que la información de la empresa es confidencial o sensible en términos de competencia, salvo que haya indicios claros de que TRIDIOM ha hecho pública esa información.
Medidas disciplinarias
Si incumples nuestro Código Unificado, la empresa podrá tomar las medidas disciplinarias correspondientes de acuerdo al sistema de faltas y sanciones vigente en cada momento.
La Dirección del TRIDIOM velará por el cumplimiento de este Código Unificado y además su forma de actuar debe ser un modelo que sirve de ejemplo para todos los empleados.
TRIDIOM desea establecer un canal de comunicación específico con la dirección y los órganos de gobierno, que sirva de instrumento para elevar cualquier posible denuncia por irregularidad, incumplimiento o comportamiento contrario a la ética, la legalidad y las normas que se han estipulado en el Código Ético y de Conducta Profesional Unificado.
PROCEDIMIENTO
La denuncia se deberá formular a través de correo electrónico en la dirección de email: ana@tridiom.com, que será accesible por el Presidente del Comité de Auditoría. La información que deberá incluirse en la denuncia será como mínimo la siguiente:
Datos del denunciante
Nombre y apellidos.
Teléfono. Dirección.
Correo electrónico
Tipo de denuncia:
Actuaciones relacionadas con proveedores.
Incumplimiento de los procedimientos de mercado relacionados con la selección de proveedores.
Apropiación indebida y desvío de recursos.
Apoderamiento fraudulento de bienes propiedad de la compañía para uso propio o con intención de lucrarse. Aspectos contables.
Registro de transacciones comerciales y financieras de forma contraria a las prácticas contables generalmente aceptadas. Laborales y de prevención de riesgos.
Conflicto de intereses.
Falsificación de documentos.
Modificar contratos, informes o documentos para beneficio propio o con el objetivo de causar detrimento a TRIDIOM.
Utilización de información privilegiada.
Quebrantamiento o infracción de las normas legales.
Utilización no autorizada de la información de la compañía, de sus clientes o proveedores.
Otros
Registro de operaciones
Todas las operaciones con trascendencia económica que realice la sociedad, figurarán con claridad y exactitud en registros contables apropiados que representen la imagen fiel de las transacciones realizadas y estarán a disposición de los auditores internos y externos.
Los empleados de TRIDIOM introducirán la información financiera en los sistemas de la empresa de forma completa, clara y precisa, de modo que reflejen, a la fecha correspondiente, sus derechos y obligaciones de conformidad con la normativa aplicable. TRIDIOM se compromete a implantar y mantener un adecuado sistema de control interno sobre la elaboración de la información financiera, garantizando la supervisión periódica de su eficacia.
Ética en la información financiera.
TRIDIOM y sus empleados están comprometidos a proporcionar de forma plena, justa, exacta, oportuna y comprensible información en los informes públicos de la empresa y otras comunicaciones, y nos adherimos de forma voluntaria a las exigencias de la Ley de Transparencia.
Los registros y otros documentos se deben mantener de acuerdo con los requerimientos legales, reglamentarios o contractuales existentes. TRIDIOM prohíbe a cualquier empleado alterar o destruir los registros a excepción de aquellos que estén autorizados por su política o directrices. TRIDIOM también prohíbe a cualquier empleado, ayudar o alentar a los auditores independientes, en la destrucción de registros de la auditoría de la empresa.
Los registros financieros deberán estar disponibles para su inspección por parte de la dirección y los auditores.
TRIDIOM debe tratar de solucionar y remediar cualquier debilidad de control interno identificada por los empleados, la auditoría externa o terceras partes.
Información Privilegiada
Los empleados no deberán utilizar para su propio beneficio económico, o revelar, para uso por terceros, la información privilegiada obtenida como resultado de su empleo en TRIDIOM.
En la legislación vigente se encuentran previstas penas económicas y de prisión por la comisión de las acciones anteriormente indicadas. Además, estas acciones podrían ser motivo de despido por causa justificada.
Estas prohibiciones se aplican a todo consejero, directivo, así como a los empleados de todos los niveles, incluidos los altos directivos y administradores, internos y externos
Comité de Compliance
A fin de garantizar el cumplimiento del presente Có digo, existe un Comité de Compliance compuesto por la Dirección
El Comité de Compliance podrá actuar por iniciativa propia o a instancia de cualquier empleado de TRIDIOM, proveedor o de un tercero con relación directa e interés comercial o profesional legítimo, mediante denuncia realizada de buena fe. A tal fin, las comunicaciones realizadas al amparo del presente Có digo, ya contengan denuncias de incumplimiento o consultas relativas a su interpretación o aplicación, podrán hacerse llegar a la sociedad a través del canal ético indicado.
El Comité de Compliance depende jerárquicamente de la Junta Directiva y tiene las siguientes funciones básicas:
- La supervisión del cumplimiento y de la difusión interna del Código entre todo el personal de TRIDIOM.
- La recepción de todo tipo de escritos, relacionados con la aplicación del Código y su remisión, en su caso, al departamento de la empresa al que deba corresponderle su tramitación y resolución.
- El control y supervisión de la tramitación de los expedientes y de su resolución.
- La interpretación de las dudas que plantee la aplicación del Código.
- La propuesta a la Junta Directiva de cuantas aclaraciones y normas de desarrollo requiera la aplicación del Código.
- La supervisión del Canal ético y del cumplimiento de su procedimiento.
En el ejercicio de sus funciones, el Comité de Compliance garantizará:
- La confidencialidad de la identidad de los denunciantes, salvo que por ley o requerimiento judicial proceda la remisión de información.
- La instrucción de un procedimiento adecuado a las circunstancias del caso, en el que se actuará siempre con independencia y pleno respeto del derecho de audiencia y de la presunción de inocencia de cualquier persona afectada.
- La indemnidad de cualquier denunciante como consecuencia de la presentación de instancias o denuncias de buena fe. El Comité de Compliance dispondrá ́ de los medios necesarios para garantizar la aplicación de presente Código.