Code de déontologie et de bonnes pratiques TRIDIOM, S.L.
| Responsabilité sociale organisationnelle |
Code P-08.04 |
Édition 02 Date 01/04/20 |
Objet du code
Le Code de déontologie et de bonnes pratiques de TRIDIOM identifie les valeurs et les principes qui doivent guider le comportement de tous les professionnels dans l’exercice de leur activité.
Champ d’application
Le Code établit les critères d’action qui doivent être observés chez TRIDIOM dans l’exercice de ses responsabilités professionnelles.
L’objectif du présent Code est de garantir un comportement professionnel, éthique et responsable au sein de TRIDIOM, et ce par tous ses employés dans l’exercice de leurs activités, en tant qu’élément fondamental de sa philosophie d’entreprise sur laquelle repose la formation et le développement personnel et professionnel de ses employés. À cet effet, les principes et les valeurs qui doivent régir les relations entre TRIDIOM et ses parties prenantes (les employés, les clients, les actionnaires, les partenaires commerciaux, les fournisseurs et les entreprises dans lesquelles son modèle d’affaires se développe) sont définis.
À cette fin, le Code:
- Facilite la connaissance et l’application de la philosophie d’entreprise de TRIDIOM, fermement fondée sur le respect des droits de l’homme et des droits sociaux ainsi que sur l’intégration effective de tous les employés au sein de l’entreprise, dans le respect de leur diversité.
- Établit le principe de due diligence pour la prévention, la détection et l’élimination de comportements irréguliers, quelle que soit leur nature, dont notamment l’analyse des risques, la définition des responsabilités, la formation des employés et, le cas échéant, des tiers en lien direct avec l’entreprise, ainsi que la formalisation des procédures, en particulier, concernant la notification et l’élimination immédiate des comportements irréguliers.
- Tient compte du principe de la responsabilité pénale des personnes morales, qui est repris dans l’ordre juridique espagnol au sein duquel opère TRIDIOM, et prévient et proscrit l’existence de comportements pouvant déterminer la responsabilité de l’entreprise parmi ses représentants légaux, ses administrateurs, ses cadres ou ses employés ou toute autre personne soumise à l’autorité du personnel de TRIDIOM.
PRINCIPES GÉNÉRAUX
Le Code de déontologie et de conduite professionnelle oblige tous les employés de TRIDIOM, indépendamment de leur niveau hiérarchique et de leur situation géographique ou fonctionnelle. Les divisions qui font partie de TRIDIOM et qui seraient donc soumises au respect du présent Code de déontologie et de conduite professionnelle sont les suivantes:
Contrôle de diffusion et maintenance
En cas de doute sur le Code de déontologie et de bonnes pratiques, les professionnels devront s’adresser à leur supérieur hiérarchique direct. Tous les professionnels sont tenus de connaître et de comprendre le contenu du présent Code ainsi que les valeurs sur lesquelles il se fonde.
Canal de dénonciations
TRIDIOM souhaite établir un canal de communication spécifique avec les organes de gestion et de direction, qui serve d’instrument afin de signaler toute dénonciation éventuelle concernant une irrégularité, un non-respect ou un comportement contraire à la déontologie, à la légalité et aux normes énoncées dans le présent Code de déontologie et de bonnes pratiques. La dénonciation devra être formulée par courriel à l’adresse ana@tridiom.com, dans le respect des instructions communiquées à cet effet.
Le fonctionnement et les principes qui régissent le canal de dénonciations sont définis ci-dessous.
Enquête sur les fautes professionnelles
Tous les rapports concernant des violations présumées de notre Code ou de la loi seront immédiatement analysés. la commission d’audit lancera une procédure d’enquête pour examiner les violations présumées du Code, tout en garantissant la confidentialité des personnes concernées.
Toutes les actions menées par TRIDIOM se fondent sur une attitude de respect, de professionnalisme, d’honnêteté et d’intégrité envers tous les professionnels.
Les grands principes d’action qui doivent régir nos comportements sont les suivants:
Engagement en faveur des droits de l’homme et du travail
TRIDIOM exprime son engagement en faveur des droits de l’homme, en accordant une attention particulière au respect des dispositions relatives au travail des enfants et au travail forcé.
Respect de la loi
Les professionnels de TRIDIOM se conformeront strictement aux lois en vigueur dans le lieu où ils exercent leur activité.
Protection de l’environnement
TRIDIOM exerce ses activités dans le respect de l’environnement, en se conformant à tout moment à la règlementation environnementale en vigueur et en minimisant l’impact de ses activités et la production de déchets, ainsi qu’en économisant ses consommations d’énergie et d’eau dans toutes ses installations.
La responsabilité sociale organisationnelle, entendue comme son engagement environnemental dans le développement de ses activités et au profit de toutes ses parties prenantes, constitue une partie indissociable de son modèle d’affaires.
TRIDIOM s’engage à minimiser son impact environnemental tout au long de l’exercice de son activité.
Sécurité et santé
TRIDIOM promeut la sécurité et la santé au travail, en informant et en sensibilisant les travailleurs afin qu’ils adoptent des comportements responsables et prennent les mesures préventives nécessaires en vue de minimiser les risques au travail.
Conciliation de la vie familiale et professionnelle
TRIDIOM respecte la vie familiale et personnelle de ses professionnels et encouragera des programmes de conciliation qui facilitent l’équilibre parfait entre celle-ci et les responsabilités professionnelles des travailleurs.
Non-discrimination
TRIDIOM évite tout type de discrimination fondée sur l’âge, la race, le sexe, l’idéologie, la religion, la nationalité, l’appartenance sociale, l’orientation sexuelle, les opinions politiques ou toute autre condition personnelle, physique ou sociale de ses travailleurs. En particulier, TRIDIOM promouvra l’égalité de traitement entre les hommes et les femmes en ce qui concerne l’accès à l’emploi, à la formation, à la promotion et aux conditions de travail.
De même, elle rejette toute forme d’intimidation, de violence, d’abus de pouvoir physique, sexuel, psychologique, moral ou tout autre abus d’autorité.
Protection de données
TRIDIOM respecte le droit à la vie privée de ses employés, et particulièrement en ce qui concerne les données personnelles, médicales et financières.
TRIDIOM s’engage à ne pas divulguer les données personnelles de ses employés à des tiers, sauf avec le consentement explicite des intéressés et sauf obligation légale.
Les professionnels de TRIDIOM qui peuvent avoir accès aux données personnelles des autres employés s’engagent à maintenir une confidentialité absolue desdites données.
Maintenir la confidentialité des données avec lesquelles nous travaillons, en ce compris, le savoir-faire, la propriété intellectuelle et industrielle et les autres actifs immatériels appartenant à TRIDIOM ou à des tiers avec lesquels elle est en relation.
Sélection et formation
TRIDIOM applique un programme de sélection qui ne prend compte que des mérites académiques, personnels et professionnels des candidats ainsi que des besoins spécifiques de TRIDIOM.
Ce programme respecte le principe d’égalité des chances pour tous les candidats. Elle favorise la formation de ses professionnels en fonction de leur rôle et de leur responsabilité.
Les programmes de formation favorisent l’égalité des chances et le développement d’une carrière professionnelle qui contribue à la réalisation des objectifs de TRIDIOM.
Fournisseurs
Les procédures de sélection des fournisseurs répondent aux critères d’objectivité, d’impartialité et de comportements de transparence, de loyauté et de collaboration réciproque qui évite tout conflit d’intérêt ou tout favoritisme.
Tous les fournisseurs doivent impérativement connaître notre Code afin de pouvoir faire affaires avec nous. Parmi nos fournisseurs, nous comptons tous les tiers tel que: consultants, entrepreneurs, prestataires de services, etc.
Si vous êtes en charge de la sélection d’un fournisseur, vous devez fonder votre décision sur les mérites, la qualité du service, la compétitivité et la réputation.
Clients
L’engagement de TRIDIOM envers ses clients est tel que nous chercherons toujours à ce que nos produits et nos services les satisfassent de manière optimale, en favorisant des relations mutuellement bénéfiques sur le long terme et durables dans le temps.
L’intégrité sur le marché exige que chacun d’entre nous traite ses clients de manière éthique, équitable et conforme aux lois en vigueur. Dans les relations avec les clients, vous devrez à tout moment:
- Remporter le marché grâce à la qualité élevée de nos services, à notre service clientèle et à nos prix compétitifs.
- Présenter nos services et nos produits de manière honnête et directe.
- Éviter les pratiques commerciales déloyales et frauduleuses.
- Communiquer nos programmes de vente avec clarté.
- Respecter vos engagements.
Contrôles de commerce international
En tant qu’organisation mondiale, TRIDIOM transfère des biens, des services et des technologies au-delà des frontières nationales. Nos transactions commerciales sont soumises à divers contrôles et lois relatives au commerce qui réglementent l’exportation et l’importation.
Si vous êtes impliqués dans le transfert de biens ou de services au-delà des frontières nationales au nom de notre entreprise ou de nos clients, vous devez respecter les lois et réglementations commerciales, indépendamment du lieu où vous vous trouvez.
Lutte contre la corruption et les pots-de-vin
En termes généraux, la «corruption» désigne l’acte consistant à obtenir ou à tenter d’obtenir un gain personnel ou un avantage commercial par des moyens inappropriés ou illégaux.
Le pot-de-vin consiste quant à lui à promettre ou offrir, directement ou indirectement, tout type de cadeau, d’invitation à un divertissement, de bénéfice, d’avantage et/ou tout ce qui a de la valeur à tout politicien, fonctionnaire ou employé de l’administration publique ainsi qu’à toute personne physique ou morale privée, en vue d’obtenir un avantage commercial quelconque.
Il est strictement interdit de payer et/ou d’accepter des pots-de-vin ainsi que de prendre part à des actes de corruption de quelle que nature que ce soit.
Le pot-de-vin ne concerne pas uniquement les paiements en liquide, mais également, entre autres :
- Cadeaux ou présents.
- Invitation à tout type de divertissements ou voyages.
- Prêts ou crédits.
- Tout type de faveurs personnelles.
- Remboursement divertissement et/ou frais de voyage.
- Contributions ou donations à des partis politiques ou à des organismes à but non lucratif.
- Tout type de bénéfice ou d’avantage à un membre de la famille d’une personne déterminée afin de l’influencer.
Les activités corrompues constituent non seulement une violation de ce Code, mais peuvent également impliquer une violation grave des lois civiles et pénales des différents pays dans lesquels TRIDIOM développe son activité.
Ces interdictions s’appliquent dans tous les lieux où TRIDIOM développe son activité, indépendamment de ce qui est prévu par les législations locales.
Nonobstant ce qui précède, les cadeaux ou invitations qui remplissent les conditions suivantes seront considérés comme autorisés:
- Autorisés par la législation en vigueur dans chaque pays.
- Pas contraires aux valeurs d’éthique et de transparence adoptées par TRIDIOM.
- Remis ou reçus dans le cadre d’une pratique commerciale ou par courtoisie généralement acceptée, consistant en des objets ou des invitations qui dans leur ensemble ont une valeur symbolique ou négligeable d’un point de vue économique.
Si vous avez connaissance de tout acte de corruption ou de pot-de-vin, faites-le nous savoir.
Concurrents
TRIDIOM est en concurrence saine et respecte toutes les lois sur la concurrence en vigueur dans le monde entier. Les employés qui recueillent, partagent et utilisent des informations sur nos concurrents devront le faire dans une démarche légale et éthique.
Elle fait toujours preuve d’intégrité dans sa concurrence et elle respecte la législation antitrust et celle relative à la concurrence en vigueur.
Lorsque vous traitez avec nos clients, vous ne devrez jamais conclure d’accord, formel ou informel, écrit ou verbal, pour fixer des prix ou d’autres conditions de vente, coordonner d’offres, assigner des clients, des territoires de vente ou des lignes de production, ou faire partie de tout type d’autre activité qui viole la législation antitrust et sur la concurrence en vigueur.
Les violations de la législation antitrust et sur la concurrence peuvent générer de graves sanctions légales pour notre entreprise et en accusations pénales pour les individus impliqués.
Conflit d’intérêt
Lors de l’exécution de toute activité, vous devrez éviter les activités qui conduisent à un conflit entre vos intérêts personnels (ou de tout membre de votre famille) et les intérêts de l’entreprise.
Les conflits d’intérêts peuvent survenir lorsque vous ou un membre de votre famille reçoit un gain personnel ou économique que ce soit (ou un intérêt financier) ou travaille pour un fournisseur, un client, un concurrent ou une entreprise qui cherche à faire affaires avec nous.
Si à un moment donné au cours de votre relation de travail, vous pensez que vous pourriez vous trouver dans un conflit d’intérêts réel ou potentiel, vous êtes tenus d’en informer immédiatement notre entreprise.
Pour rappel, avoir un conflit d’intérêts ne constitue pas forcément une violation du Code, mais ne pas le révéler si.
Ressources de l’entreprise
Vous êtes tenus de protéger les ressources de TRIDIOM.
TRIDIOM espère que vous utilisez les ressources de l’entreprise de manière honnête et efficace.
Les ressources comprennent les biens matériels, les fournitures, les équipements, la machinerie, les pièces de rechange, la matière première, les produits finis, les véhicules et les fonds de l’entreprise. Elles comprennent également les actifs immatériels, tels que les informations confidentielles, la propriété intellectuelle et les systèmes d’information.
Vous devez utiliser les ressources de l’entreprise uniquement à des fins commerciales légitimes et les protéger contre le vol, la perte, le dommage ou l’abus. L’obligation de protéger les fonds de l’entreprise est particulièrement importante si vous avez le pouvoir de dépenser ou d’approuver des dépenses ainsi que de gérer le budget.
Fraude
Commettre une fraude revient à abuser des ressources de l’entreprise lorsque vous occultez, modifiez, falsifiez ou omettez des informations à votre profit ou au profit d’autrui intentionnellement.
La fraude peut être motivée par l’opportunité d’obtenir quelque chose de valeur (comme l’accomplissement d’un objectif de performance ou l’obtention d’un paiement) ou d’éviter des conséquences négatives (comme la discipline).
Information confidentielle
Vous êtes tenus de protéger et de ne pas divulguer les informations confidentielles à propos de TRIDIOM, de ses clients, de ses fournisseurs, de ses partenaires commerciaux ou de tiers, sensibles en termes de concurrence et/ou de propriété exclusive. Vous devez considérer que les informations de l’entreprise sont confidentielles ou sensibles en termes de concurrence, sauf s’il existe des raisons manifestes de considérer que TRIDIOM a rendu ces informations publiques.
Mesures disciplinaires
Si vous violez notre Code de déontologie et de bonnes pratiques, l’entreprise pourra prendre les mesures disciplinaires correspondantes conformément au système de fautes et sanctions en vigueur à tout moment.
La Direction de TRIDIOM veillera au respect du présent Code de Déontologie et de Bonnes pratiques et votre manière d’agir doit en outre être un modèle qui sert d’exemple pour tous les autres employés.
TRIDIOM souhaite établir un canal de communication particulier avec les organes de gestion et de direction, qui serve d’instrument afin de signaler toute dénonciation éventuelle concernant une irrégularité, un non-respect ou un comportement contraire à la déontologie, à la légalité et aux normes énoncées dans le présent Code de déontologie et de bonnes pratiques.
PROCÉDURE
La dénonciation devra être formulée par courriel à l’adresse ana@tridiom.com, qui sera accessible par le président du comité d’audit. Les informations suivantes (au minimum) devront être mentionnées dans la dénonciation :
Données du dénonciateur
Nom et prénom.
Téléphone. Adresse.
Courriel.
Type de dénonciation :
Agissements en lien avec les fournisseurs.
Non-respect des procédures de marché liées à la sélection des fournisseurs.
Abus et détournement de ressources.
Appropriation frauduleuse des biens de l’entreprise pour son propre usage ou dans un but lucratif. Aspects comptables.
Registre de transactions commerciales et financières non conformes aux pratiques comptables généralement acceptées. Relations de travail et prévention des risques.
Conflit d’intérêts.
Falsification de documents.
Modifier des contrats, des rapports ou des documents dans son propre intérêt ou dans le but de nuire à TRIDIOM.
Utilisation d’informations privilégiées.
Violation ou infraction à la législation légale.
Utilisation non autorisée des informations de l’entreprise, de ses clients ou de ses fournisseurs.
Autres
Journal des opérations
Toutes les opérations de portée économique que réalise l’entreprise figurent avec clarté et exactitude dans les registres comptables appropriés qui représentent fidèlement les transactions réalisées et resteront à la disposition des auditeurs internes et externes.
Les employés de TRIDIOM introduiront les informations financières dans les systèmes de l’entreprise de manière complète, claire et précise, de sorte à refléter, à la date correspondante, ses droits et ses obligations de conformité à la norme en vigueur. TRIDIOM s’engage à implanter et maintenir un système de contrôle interne adapté pour l’élaboration de l’information financière, en garantissant la supervision périodique de son efficacité.
Éthique concernant l’information financière. .
TRIDIOM et ses employés s’engagent à fournir les informations de manière complète, juste, exacte, opportune, et compréhensible dans les rapports publics de l’entreprise et les autres communications, et nous adhérons volontairement à la législation sur la transparence.
Les registres et autres documents doivent être conservés conformément aux exigences légales, règlementaires ou contractuelles existantes. TRIDIOM interdit à tout employé de modifier ou détruire les registres à l’exception de ceux qui peuvent l’être en vertu de sa politique ou de ses directives. TRIDIOM interdit également tout employé d’aider ou d’encourager les auditeurs indépendants à détruire les registres d’audit de l’entreprise.
Les registres financiers devront être disponibles pour être inspectés par la direction ou les auditeurs.
TRIDIOM doit essayer de solutionner et de résoudre toute déficience de contrôle interne identifiée par les employés, l’audit externe ou les tierces personnes.
Information privilégiée
Les employés ne devront pas utiliser les informations privilégiées obtenues dans l’exercice de leur fonction au sein de TRIDIOM dans leur propre intérêt économique ni les révéler pour l’usage de tiers.
Pour les actions citées ci-dessus, des peines économiques et de prison sont prévues dans la législation en vigueur. En outre, ces actions pourraient constituer un motif de licenciement justifié.
Ces interdictions s’appliquent à tout conseiller ou cadre, ainsi qu’aux employés de tous les niveaux, y compris les cadres supérieurs et les administrateurs, internes et externes.
Comité de Compliance
Afin de garantir le respect du présent Code, il existe un Comité de compliance composé de la direction.
Le Comité de compliance pourra agir de sa propre initiative ou à la demande de tout employé de TRIDIOM, d’un fournisseur ou d’un tiers en relation directe d’intérêt commercial ou professionnel légitime, par un signalement de bonne foi. À cette fin, les communications effectuées en vertu du présent Code, qu’elles contiennent des dénonciations pour non-respect ou des questions concernant son interprétation ou son application, peuvent être envoyées à l’entreprise par le canal éthique indiqué.
Le Comité de compliance dépend hiérarchiquement du conseil d’administration et remplit les fonctions de base suivantes:
- La supervision du respect et de la diffusion interne du Code au sein du personnel de TRIDIOM.
- La réception de tous les types de documents, liés à l’application du Code et leur transmission, le cas échéant, au département de l’entreprise chargé de les traiter et de les résoudre.
- Le contrôle et la supervision du traitement des dossiers et de leur résolution.
- L’interprétation des doutes soulevés par l’application du Code.
- La proposition au conseil d’administration de toutes précisions et modalités d’exécution du Code.
- La supervision du canal éthique et du respect de sa procédure.
Dans l’exercice de ses fonctions, le Comité de compliance garantit :
- La confidentialité de l’identité des dénonciateurs, à moins que la loi ou l’injonction judiciaire n’exige la communication d’informations.
- L’enquête d’une procédure appropriée aux circonstances de l’affaire, qui agira toujours en pleine indépendance et dans le plein respect du droit d’audition et de la présomption d’innocence de toute personne concernée.
- L’indemnisation de tout dénonciateur à la suite de présentation de demandes ou de dénonciations de bonne foi. Le Comité de compliance dispose des moyens nécessaires afin de garantir l’application du présent Code.